04 — Guide de l'administrateur de cabinet#

Ce guide s'adresse à la personne qui administre un cabinet sur le portail Affaires : associé responsable, directrice de bureau, responsable des opérations, gestionnaire de la pratique. Il ne s'adresse pas à l'équipe qui exploite la plateforme — son guide est 05-guide-administrateur-plateforme.md. Vous administrez votre organisation, pas Kaxentra. Chaque procédure se termine par « Comment vérifier que ça a marché ». Une vérification observable, pas un message de succès.

1. Votre rôle, et ses limites#

1.1 Ce que vous décidez#

Comme administrateur de cabinet, vous décidez de six choses :

1. Qui entre — les membres de votre équipe et leurs droits.
2. Qui voit quoi — l'affectation des dossiers clients.
3. Ce que vous achetez — forfait, modules, crédits d'intelligence artificielle.
4. Ce que l'intelligence artificielle a le droit de faire seule — les politiques d'approbation humaine.
5. Ce qui est branché — les outils externes déclarés par le cabinet.
6. Ce qui est conservé, exporté ou supprimé — la conformité côté cabinet.

1.2 Ce que vous ne décidez pas#

Ce que vous faites quand vous butez sur l'une de ces limites : ouvrez une demande de soutien depuis le portail. Une demande ouverte depuis le portail arrive avec le contexte de votre cabinet ; un courriel n'apporte pas ce contexte.

1.3 La règle de lecture qui vous évitera des erreurs#

Un tiret — sur un écran signifie non mesuré, jamais zéro. Si un compteur de sièges, de clients ou de crédits affiche un tiret, la valeur n'a pas pu être lue. Rechargez avant de conclure, et ne prenez jamais une décision d'achat sur la foi d'un tiret.

2. Configurer votre organisation#

2.1 Renseigner la fiche du cabinet#

1. Ouvrez les paramètres de l'organisation.
2. Renseignez :
   • la raison sociale exacte, telle qu'elle doit apparaître sur les documents produits ;
   • le numéro d'entreprise, s'il doit figurer sur vos factures ;
   • l'adresse du siège et des bureaux secondaires ;
   • le téléphone et l'adresse courriel de contact ;
   • l'adresse du site Web du cabinet.
3. Enregistrez.

Comment vérifier que ça a marché : émettez une facture d'essai et téléchargez son fichier. La raison sociale, l'adresse et le numéro d'entreprise doivent y figurer exactement comme saisis. C'est la seule vérification qui compte : un champ correct dans un formulaire mais absent du document produit n'est pas un champ configuré.

2.2 Régler la langue par défaut du cabinet#

1. Ouvrez les paramètres de l'organisation.
2. Choisissez la langue par défaut : français ou anglais.
3. Enregistrez.

Ce que cette langue gouverne, et ce qu'elle ne gouverne pas.

Comment vérifier que ça a marché : créez un membre d'essai. Son interface doit s'ouvrir dans la langue du cabinet tant qu'il n'a pas exprimé de préférence personnelle. Produisez ensuite un document destiné à un client : il doit être dans la langue du cabinet, quelle que soit la préférence du membre qui l'a produit.

2.3 Régler le fuseau horaire#

1. Ouvrez les paramètres de l'organisation.
2. Choisissez le fuseau horaire de référence du cabinet.
3. Enregistrez.

Pourquoi ce réglage compte plus qu'il n'en a l'air. Les échéances fiscales, les rappels de rendez-vous et les dates de clôture sont calculés dans ce fuseau. Un cabinet réglé sur le mauvais fuseau produit des rappels décalés d'une heure et, deux fois par an, d'une journée.

Comment vérifier que ça a marché : créez un rendez-vous d'essai à une heure connue. Il doit s'afficher à la bonne heure sur le calendrier du cabinet et sur le calendrier du client. Si les deux diffèrent, l'un des deux fuseaux est mal réglé.

2.4 Poser votre marque#

1. Ouvrez la section de personnalisation.
2. Téléversez votre logo. Prévoyez une image nette : elle sera réduite sur les documents et agrandie sur l'écran d'accueil.
3. Choisissez la couleur d'accent du cabinet.
4. Renseignez le pied de page qui apparaîtra sur vos documents : mentions légales, ordre professionnel, coordonnées.
5. Enregistrez.

Comment vérifier que ça a marché : produisez trois documents de nature différente — une facture, un rapport, une proposition. Le logo et le pied de page doivent apparaître sur les trois. Un logo visible à l'écran mais absent des documents n'est pas une marque appliquée.

2.5 Régler les préférences de travail du cabinet#

1. Ouvrez les préférences de l'organisation.
2. Réglez :
   • la devise de référence ;
   • le format de date ;
   • l'exercice financier — date de début et de fin ;
   • les taux de taxes applicables par défaut ;
   • la numérotation des factures : préfixe, longueur, point de départ.
3. Enregistrez.

Attention à la numérotation. Une numérotation modifiée après émission de factures crée des trous ou des doublons dans une séquence qui doit être continue. Réglez-la avant la première facture, pas après.

Comment vérifier que ça a marché : émettez deux factures d'essai consécutives. Leurs numéros doivent se suivre, avec le préfixe et la longueur attendus. Annulez-les ensuite : une facture annulée conserve son numéro, elle ne le libère pas.

3. Gérer votre équipe#

3.1 Comprendre ce qu'est un siège#

Un siège est une personne qui se connecte avec son propre identifiant. Ce n'est pas un poste de travail, ce n'est pas un mot de passe partagé.

Le partage d'identifiants n'économise pas un siège : il détruit la traçabilité. Toute action journalisée porte le nom du compte qui l'a faite. Deux personnes sur un compte produisent un journal qui ne prouve rien.

3.2 Inviter un membre#

1. Ouvrez la liste des membres.
2. Cliquez sur « Inviter un membre ».
3. Renseignez :
   • le nom et le prénom ;
   • l'adresse courriel professionnelle ;
   • le rôle dans le cabinet ;
   • le contexte professionnel par défaut — celui sur lequel la personne ouvrira sa session.
4. Envoyez l'invitation.
5. La personne reçoit un courriel contenant un lien d'activation.

Si vous êtes à votre limite de sièges, l'invitation est refusée avec le message « Limite de votre forfait atteinte ». Ce n'est pas une panne : voir le chapitre 5.

Comment vérifier que ça a marché :

1. Le membre apparaît dans la liste avec l'état « Invitation envoyée ».
2. Demandez-lui de confirmer la réception du courriel.
3. Après son activation, l'état doit passer à actif et le compteur de sièges consommés doit avoir augmenté de un.
4. Faites-lui ouvrir un écran de son périmètre. Un membre créé qui ne peut ouvrir aucun écran n'est pas un membre intégré.

3.3 Relancer ou annuler une invitation#

1. Ouvrez la liste des membres, filtre des invitations en attente.
2. Pour relancer, utilisez l'action de renvoi : un nouveau courriel part, l'ancien lien reste valide.
3. Pour annuler, révoquez l'invitation : le lien cesse de fonctionner.

Comment vérifier que ça a marché : une invitation révoquée doit disparaître de la liste des invitations en attente, et le lien envoyé doit afficher un refus s'il est ouvert. Le siège réservé doit être libéré.

3.4 Changer le rôle d'un membre#

1. Ouvrez la fiche du membre.
2. Modifiez son rôle.
3. Enregistrez.

Le point à connaître. Un changement de rôle s'applique à la session suivante du membre. Tant que sa session en cours est ouverte, il conserve les droits d'avant.

Comment vérifier que ça a marché :

1. Demandez au membre de se déconnecter et de se reconnecter.
2. Faites-lui décrire les sections qu'il voit dans sa barre latérale.
3. Comparez au périmètre attendu du nouveau rôle.
4. Faites-lui tenter un écran qu'il ne devrait plus voir. Le refus doit être un refus d'écran, avec le message « Accès refusé », pas un écran vide.

Un changement de rôle qui ne se voit pas dans la navigation n'est pas appliqué. Ne vous fiez pas à la fiche du membre : elle montre ce que vous avez attribué, pas ce qui est en vigueur.

3.5 Retirer un membre#

Cette procédure est détaillée au chapitre 9.1, parce qu'elle ne se limite jamais à retirer le membre.

3.6 Suivre la consommation de sièges#

1. Ouvrez l'écran d'utilisation du cabinet.
2. Lisez la carte des sièges : consommé sur limite, pourcentage, barre de progression.
3. Deux mentions apparaissent :
   • à partir de 80 % : « Bientôt plein » ;
   • à 100 % : « Limite atteinte ».

Comment vérifier que ça a marché : désactivez un membre, puis rechargez cette page. Le compteur doit avoir baissé de un. S'il ne bouge pas, le membre est désactivé mais son siège n'est pas libéré — signalez-le avant d'acheter un siège supplémentaire dont vous n'avez pas besoin.

4. Affecter les dossiers et répartir la charge#

4.1 Affecter un client à un responsable#

1. Ouvrez la fiche du client.
2. Renseignez le responsable de dossier.
3. Ajoutez les intervenants secondaires s'il y a lieu.
4. Enregistrez.

Ce que l'affectation gouverne. Elle décide qui voit le dossier, qui reçoit les notifications du client, et sur quelle charge de travail le dossier est compté.

Comment vérifier que ça a marché : connectez-vous sous le compte du responsable, ou demandez-lui de vérifier. Le client doit apparaître dans son portefeuille, pas seulement dans la liste générale. Demandez-lui aussi de confirmer qu'il reçoit bien les notifications de ce client.

4.2 Réaffecter un portefeuille#

C'est l'opération la plus délicate de la gestion d'équipe, parce qu'elle touche plusieurs objets à la fois.

1. Ouvrez la liste des clients, filtrée sur le responsable sortant.
2. Exportez cette liste avant de commencer. Elle vous servira de liste de contrôle.
3. Réaffectez les clients, un par un ou en lot.
4. Réaffectez ensuite, séparément :
   • les mandats en cours ;
   • les tâches ouvertes ;
   • les demandes de documents en attente de réponse ;
   • les rendez-vous à venir ;
   • les dossiers de signature en attente.

Pourquoi séparément. Réaffecter un client ne réaffecte pas automatiquement chaque objet qui lui est rattaché. C'est la source d'erreur la plus fréquente d'un départ d'employé.

Comment vérifier que ça a marché :

1. Filtrez la liste des clients sur le responsable sortant : elle doit être vide.
2. Filtrez les mandats, les tâches, les demandes de documents et les rendez-vous sur cette même personne : les quatre listes doivent être vides.
3. Reprenez votre export : chaque client doit avoir un nouveau responsable nommé.
4. Faites confirmer par le repreneur qu'il voit bien les dossiers dans son portefeuille.

4.3 Lire la charge de travail#

1. Ouvrez le tableau de charge de l'équipe.
2. Lisez, par membre : nombre de clients, mandats en cours, tâches ouvertes, échéances proches, temps saisi sur la période.
3. Repérez les déséquilibres.

La lecture qui compte. Un membre avec beaucoup de clients et peu de tâches ouvertes n'est pas forcément disponible : il peut avoir un portefeuille lourd et une saisie de temps en retard. Croisez toujours deux mesures avant de réaffecter.

Comment vérifier que ça a marché : après une réaffectation, les compteurs des deux membres concernés doivent avoir bougé en sens inverse, et la somme doit être conservée. Si le total de l'équipe change, un dossier s'est perdu ou dupliqué.

5. Gérer votre abonnement#

5.1 Les quatre forfaits Affaires#

Montants en dollars canadiens. Le prix annuel est le total pour douze mois : il représente une économie d'environ 20 % sur les quatre forfaits.

Le seuil de décision, en une phrase par palier :

• Vous êtes seul et vous suivez moins de 25 clients : Solo.
• Vous êtes deux à cinq et vous approchez de 150 clients : Cabinet Pro.
• Vous dépassez 5 sièges ou 150 clients : Équipe — c'est le premier palier à nombre de clients illimité.
• Vous dépassez 15 sièges : Entreprise.

5.2 Lire votre consommation#

1. Ouvrez l'écran d'utilisation.
2. Chaque ressource plafonnée s'affiche en carte : nom, pourcentage, barre, consommé sur limite.
3. « Bientôt plein » apparaît à 80 %, « Limite atteinte » à 100 %.

Les quatre ressources à surveiller : sièges, clients, stockage, crédits d'intelligence artificielle.

Comment vérifier que ça a marché : ajoutez un client, puis rechargez la page. Le compteur de clients doit avoir augmenté de un. Un compteur figé ne vous préviendra pas avant le refus.

5.3 Ce qui se passe quand vous atteignez une limite#

Le principe est constant : un refus explicite plutôt qu'un succès silencieux dégradé.

Le message que vous voyez : « Limite de votre forfait atteinte », avec le constat « Cette action n'est pas incluse dans votre forfait actuel, ou la limite prévue pour la période en cours est épuisée. Aucun paiement n'a été prélevé. » et l'action « Consultez vos forfaits pour augmenter la limite, ou attendez le début de la prochaine période. »

Deux formes d'affichage, et ce qu'elles vous disent :

• Un bandeau en haut de l'écran : une seule action est refusée, la page reste utilisable, votre saisie en cours n'est pas perdue.
• Une page complète : c'est la lecture qui porte toute la page qui est refusée. Il n'y aurait rien d'autre à afficher.

5.4 Changer de forfait#

1. Ouvrez la gestion de l'abonnement.
2. Comparez les forfaits : prix, sièges, clients, crédits.
3. Choisissez le nouveau forfait.
4. Confirmez.
5. En cas de passage à un forfait supérieur, la différence est calculée au prorata de la période en cours.

Comment vérifier que ça a marché :

1. Le nom du forfait a changé sur l'écran d'abonnement.
2. Les limites affichées sur l'écran d'utilisation ont changé aussi. C'est la vérification décisive : un nom de forfait qui change sans que les limites changent est un changement à moitié appliqué.
3. Invitez un membre au-delà de l'ancienne limite : l'invitation doit passer.
4. La prochaine facture prévue doit porter le nouveau montant.

Si le nom change mais pas les limites, ne recommencez pas l'opération. Ouvrez une demande de soutien en indiquant l'ancien forfait, le nouveau, et les limites lues sur l'écran d'utilisation. C'est une classe d'incident connue et elle se corrige côté plateforme.

5.5 Passer à un forfait inférieur#

Une seule règle : on ne descend pas sous ce qu'on utilise déjà.

1. Ouvrez l'écran d'utilisation et relevez les quatre consommations réelles.
2. Comparez aux limites du forfait visé.
3. Libérez ce qui dépasse : désactivez des membres, archivez des clients, supprimez du stockage.
4. Vérifiez que les compteurs ont effectivement baissé.
5. Puis seulement, changez de forfait.

Comment vérifier que ça a marché : juste après le changement, aucune ressource ne doit afficher « Limite atteinte ». Si l'une d'elles l'affiche, vous êtes descendu sous votre usage réel et des actions vont être refusées à votre équipe sans qu'elle comprenne pourquoi.

5.6 Gérer les modules souscrits#

1. Ouvrez la liste des modules actifs.
2. Vous y voyez, pour chaque module : son nom, son état, et s'il provient du forfait ou d'un achat séparé.
3. Pour ajouter un module, ouvrez le catalogue et souscrivez.
4. Pour retirer un module acheté séparément, résiliez-le depuis cette même liste.

Avant de retirer un module, vérifiez qui l'utilise. Un module retiré ferme les écrans correspondants pour toute l'équipe, immédiatement. Les données ne sont pas perdues, mais elles deviennent inaccessibles jusqu'à une nouvelle souscription.

Comment vérifier que ça a marché : après une souscription, faites ouvrir un écran du module par un membre. Il doit s'ouvrir. Après un retrait, le même écran doit afficher « Limite de votre forfait atteinte » — pas une page vide ni une erreur technique.

5.7 Gérer les crédits d'intelligence artificielle#

Deux réserves distinctes :

La consommation puise d'abord dans les crédits du plan, puis dans les crédits supplémentaires.

1. Ouvrez l'écran des crédits.
2. Lisez la répartition : crédits du plan, crédits supplémentaires, total disponible, solde actuel, total consommé.
3. Pour acheter, utilisez l'action de rechargement.
4. Au retour du paiement, l'un des trois messages apparaît :
   • « Paiement confirmé — vos crédits ont été ajoutés. »
   • « Paiement traité. » — rechargez, le solde peut prendre un instant.
   • « Achat annulé — aucun montant n'a été débité. »

Comment vérifier que ça a marché : le solde actuel doit avoir augmenté du volume acheté, et l'historique doit porter une nouvelle ligne d'achat. Si le message de confirmation s'affiche mais que le solde ne bouge pas après rechargement, ne rachetez pas : ouvrez une demande de soutien avec la date, l'heure et le montant.

5.8 Piloter la dépense d'intelligence artificielle de l'équipe#

1. Ouvrez l'historique de consommation des crédits.
2. Lisez la consommation par membre, par période et par nature d'appel.
3. Repérez les écarts : un membre qui consomme dix fois la moyenne utilise probablement l'assistant à la place d'un écran de calcul.

Ce que vous pouvez faire d'un écart : former, plutôt que couper. Une consommation forte est souvent le signe d'un besoin réel mal servi par un autre écran.

Comment vérifier que ça a marché : après une action de formation ou de réglage, comparez la consommation du membre sur deux périodes équivalentes. Une baisse sans baisse de production est un gain ; une baisse avec baisse de production est un blocage.

5.9 Gérer la facturation du cabinet#

1. Ouvrez la section de facturation de l'abonnement.
2. Vous y trouvez : le forfait courant, son prix, sa périodicité, la date de renouvellement, l'état de l'abonnement, l'historique des factures et le moyen de paiement.
3. Les états possibles sont : actif, essai gratuit, paiement échoué, suspendu, incomplet, incomplet expiré, résilié, ou statut inconnu.

« Statut inconnu » n'est pas « aucun abonnement ». C'est une lecture qui a échoué. Rechargez avant de conclure, et ne souscrivez surtout pas un second abonnement sur cette base.

En cas de paiement refusé, un bandeau apparaît : « Paiement échoué — veuillez mettre à jour votre carte ».

1. Ouvrez l'onglet du moyen de paiement.
2. Vérifiez la date d'expiration de la carte.
3. Mettez à jour ou ajoutez un moyen de paiement.
4. Relancez le règlement de la facture en souffrance.

Comment vérifier que ça a marché : l'état de l'abonnement doit repasser à actif et la facture concernée doit passer à payée. Tant que l'état affiche « Suspendu » ou « Incomplet », le règlement n'a pas abouti.

6. Régler les politiques d'approbation humaine pour l'intelligence artificielle#

6.1 Le principe#

Certaines actions produites par l'intelligence artificielle ne s'appliquent pas seules. Elles restent en brouillon et attendent l'approbation d'une personne nommée. C'est un mécanisme réel, pas une promesse : la file d'approbation est un écran, et elle se présente identiquement sur les portails Client, Affaires et Administration.

Votre travail d'administrateur consiste à calibrer la friction : trop d'approbations et l'équipe les valide sans lire ; trop peu et une écriture fausse part chez un client.

6.2 Configurer ce qui exige une approbation#

1. Ouvrez les politiques d'approbation d'intelligence artificielle du cabinet.
2. Pour chaque catégorie d'action, choisissez le régime :
   • approbation obligatoire ;
   • approbation au-delà d'un seuil — montant, nombre de lignes, nature du destinataire ;
   • exécution directe.
3. Désignez qui approuve : un rôle, ou une personne nommée.
4. Enregistrez.

Le classement que nous recommandons :

6.3 Traiter la file d'approbation#

1. Ouvrez la file d'approbations.
2. Chaque entrée porte : la nature de l'action, l'agent qui l'a produite, la date, et le détail complet de ce qui serait écrit.
3. Ouvrez l'entrée et lisez le contenu ligne à ligne. Une écriture ne s'approuve pas au titre.
4. Approuvez, ou rejetez avec motif — le motif est conservé.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez l'écran cible de l'action approuvée. Une écriture comptable approuvée doit figurer au journal ; une facture approuvée doit apparaître côté client. Une approbation qui ne change rien sur l'écran cible n'a pas été appliquée — la disparition de la ligne dans la file ne prouve rien.

6.4 Surveiller l'activité des agents#

1. Ouvrez l'écran d'activité d'intelligence artificielle du cabinet.
2. Lisez : les tâches en cours et passées, l'agent responsable, le coût en crédits, l'état.
3. Vous pouvez interrompre une tâche en cours.

Le point à connaître, et il est écrit dans l'écran : un ordre d'interruption est demandé. L'écran distingue explicitement l'effet demandé de l'effet constaté, et peut afficher « non prouvé ».

Comment vérifier qu'une interruption a marché : vérifiez que la tâche a cessé de consommer des crédits. C'est la mesure indépendante. L'ordre n'est pas la preuve.

6.5 Former votre équipe à lire une sortie d'intelligence artificielle#

Trois réflexes à installer, et ils tiennent en trois phrases :

1. Une réponse sans source n'est pas une réponse. Toute sortie porte ses sources, cliquables. Cliquez avant de décider.
2. Le coût est affiché. Il apparaît sous chaque réponse, en crédits. Un membre qui ne sait pas ce qu'il dépense dépense trop.
3. Un chiffre qui ne bouge pas avec ses entrées n'est pas un chiffre calculé. Sur tout simulateur ou toute estimation, modifiez une entrée significative et vérifiez que le résultat bouge.

7. Déclarer un outil externe et le faire approuver#

7.1 Ce qu'est un outil externe#

Un outil externe est un service tiers que vos agents d'intelligence artificielle peuvent appeler : un service de vérification d'entreprise, une source de données de marché, un système que vous exploitez déjà.

Les outils déclarés par les cabinets sont supervisés côté plateforme dans un tableau distinct. Votre déclaration est visible ; elle n'est pas privée.

7.2 Déclarer l'outil#

1. Ouvrez la section des outils externes du cabinet.
2. Créez la déclaration :
   • nom et description — décrivez ce que l'outil fait, pas son nom commercial ;
   • adresse du service ;
   • méthode d'authentification : identifiants, jeton délégué, ou en-têtes personnalisés ;
   • délai d'expiration ;
   • périmètre d'usage — dans quel cadre l'outil peut être appelé ;
   • schéma de paramètres — ce que l'outil attend en entrée ;
   • agents autorisés — la liste des agents qui ont le droit de l'appeler.
3. Enregistrez.

La liste d'agents vide refuse, elle n'autorise pas. Si vous laissez la liste vide, l'écran affiche « Aucun agent — appels refusés ». C'est le bon défaut : un outil déclaré n'est pas un outil ouvert.

7.3 Tester avant d'exposer#

1. Lancez le test de connexion avec un échantillon de paramètres.
2. Lisez le résultat : réussite avec la latence, ou l'erreur exacte.
3. Faites ensuite un appel d'essai en choisissant l'agent appelant.

Pourquoi les deux tests. Le premier vérifie que le service répond. Le second vérifie que la liste blanche d'agents fonctionne. Un outil joignable dont la liste blanche ne s'applique pas est un outil ouvert à tous vos agents.

Comment vérifier que ça a marché : faites l'appel d'essai avec un agent autorisé — il doit réussir. Refaites-le avec un agent non autorisé — il doit être refusé. Si les deux réussissent, la liste blanche n'est pas appliquée : ne mettez pas l'outil en service.

7.4 Faire approuver l'outil#

Une capacité exécutable n'entre pas en service sans qu'un humain nommé l'ait approuvée côté plateforme.

1. Soumettez votre déclaration à la revue.
2. Fournissez, sans qu'on ait à vous les demander : l'origine de l'outil, son auteur, sa licence, et le motif métier de la déclaration.
3. Attendez la décision.
4. Un rejet s'accompagne toujours d'un motif, conservé et interrogeable. Lisez-le : il vous dit quoi corriger.

Comment vérifier que ça a marché : l'outil affiche un état approuvé et actif, et son journal d'audit — date, action, acteur, détail — porte la trace de l'approbation. Faites ensuite un appel réel depuis un agent autorisé.

7.5 Suivre l'usage d'un outil#

1. Ouvrez la fiche de l'outil.
2. Lisez son journal d'audit : date, action, acteur, détail.
3. Surveillez les appels sortants : hôte, chemin, verdict, motif.

Si un compteur affiche —, il n'est pas mesuré. Ne concluez pas que l'outil n'est pas utilisé.

Comment vérifier que ça a marché : faites un appel connu, puis rechargez le journal. Votre appel doit y figurer avec son horodatage. Un journal qui ne bouge pas après un appel réel n'enregistre pas.

7.6 Retirer un outil#

1. Désactivez d'abord l'outil, sans supprimer la déclaration.
2. Observez pendant une période convenue qu'aucun flux ne casse.
3. Puis supprimez la déclaration.

Comment vérifier que ça a marché : un appel tenté depuis un agent autorisé doit être refusé. Vérifiez ensuite qu'aucune tâche du cabinet n'est passée en erreur à cause de ce retrait.

8. Sécurité du cabinet#

8.1 Ce que vous réglez, et ce que vous constatez#

Les politiques d'authentification sont définies au niveau de la plateforme, en source unique. Vous pouvez les lire pour répondre à un questionnaire de sécurité client ; vous ne les modifiez pas depuis votre cabinet.

8.2 Surveiller les sessions#

1. Ouvrez la section de sécurité du cabinet.
2. Consultez la liste des sessions actives : membre, appareil, lieu approximatif, date de dernière activité.
3. Révoquez toute session que vous ne reconnaissez pas.

Comment vérifier que ça a marché : la session révoquée doit disparaître de la liste, et le portail doit redemander une connexion sur l'appareil concerné. Une session qui reste active après révocation n'a pas été coupée — escaladez immédiatement.

8.3 Surveiller les appareils#

1. Consultez la liste des appareils enregistrés par vos membres.
2. Repérez les appareils personnels utilisés pour des dossiers sensibles.
3. Repérez les appareils inactifs depuis longtemps : ce sont des portes ouvertes sans surveillance.

Comment vérifier que ça a marché : après le retrait d'un appareil, une tentative de connexion depuis cet appareil doit exiger une nouvelle authentification complète.

8.4 Encadrer les accès de tiers#

Un tiers est une personne extérieure au cabinet à qui vous donnez un accès : sous-traitant, réviseur externe, stagiaire d'une autre organisation.

1. Donnez le rôle le plus restreint qui permet le travail.
2. Affectez uniquement les dossiers concernés.
3. Fixez une date de fin dès l'ouverture de l'accès, et inscrivez-la à votre agenda.
4. À la date prévue, retirez l'accès.

Comment vérifier que ça a marché : demandez au tiers de tenter d'ouvrir un dossier hors de son périmètre. Le refus doit être un refus d'écran — message « Accès refusé » — pas un écran vide. Un écran vide signifie que l'accès est autorisé et que la requête a échoué : ce n'est pas la même chose du tout.

8.5 Gérer les clefs d'accès programmatique du cabinet#

1. Ouvrez la section des clefs d'accès.
2. Lisez, par clef : nom, préfixe, état, portées, requêtes sur 30 jours, dernière utilisation.
3. Révoquez les clefs dormantes.

Deux règles à connaître :

• Une clef n'est affichée qu'une seule fois, à sa création. Elle n'est plus jamais réaffichée.
• Une clef compromise se régénère, elle ne se révoque pas. La régénération remplace le secret sans casser l'intégration.

Comment vérifier que ça a marché : faites tenter un appel avec l'ancienne valeur. Il doit être refusé. Une clef marquée révoquée qui fonctionne encore n'est pas révoquée.

8.6 Revue de sécurité trimestrielle#

Quatre gestes, une fois par trimestre, une heure suffit :

1. Liste des membres — chaque personne active travaille-t-elle encore ici ?
2. Rôles — chaque rôle correspond-il encore à la fonction réelle ?
3. Sessions et appareils — reconnaissez-vous tout ?
4. Clefs et outils externes — chaque clef et chaque outil sert-il encore ?

Comment vérifier que ça a marché : produisez la liste des membres et faites-la valider par une seconde personne du cabinet. Une revue faite seul valide vos propres oublis.

9. Procédures d'exception#

9.1 Un membre part#

C'est la procédure la plus souvent bâclée, et celle qui laisse le plus de traces ouvertes. Suivez-la dans l'ordre.

Le jour du départ, dans l'heure#

1. Révoquez toutes les sessions actives du membre.
2. Désactivez le compte. Ne le supprimez pas : la suppression détruirait l'attribution de ses actions passées dans les journaux.
3. Retirez ses appareils enregistrés.
4. Révoquez les clefs d'accès qu'il avait créées.

Dans les 24 heures#

1. Exportez son portefeuille de clients — c'est votre liste de contrôle.
2. Réaffectez, séparément : les clients, les mandats, les tâches, les demandes de documents en attente, les rendez-vous à venir, les dossiers de signature en attente.
3. Réattribuez les approbations d'intelligence artificielle dont il était le valideur désigné. Une file d'approbation dont le valideur n'existe plus ne bloque pas : elle attend indéfiniment, en silence.
4. Redirigez ou fermez sa boîte de messages dans le portail.

Dans la semaine#

1. Vérifiez que le siège est libéré sur l'écran d'utilisation.
2. Prévenez les clients dont il était le responsable, en nommant le repreneur.
3. Vérifiez ses saisies de temps non facturées : elles doivent être traitées avant la prochaine facturation.

Comment vérifier que ça a marché : six listes filtrées sur cette personne — clients, mandats, tâches, demandes de documents, rendez-vous, signatures — doivent toutes être vides. Le compteur de sièges doit avoir baissé de un. Une tentative de connexion avec ses identifiants doit être refusée. Si l'une des six listes n'est pas vide, le départ n'est pas traité.

9.2 Un client conteste une facture#

1. Ne modifiez pas la facture émise. Une facture émise ne se corrige pas : elle se compense par une note de crédit.
2. Ouvrez la facture et relisez son détail ligne à ligne.
3. Ouvrez les travaux en cours et la saisie de temps de la période : c'est là que se trouve l'écart, neuf fois sur dix.
4. Vérifiez le taux appliqué : une grille tarifaire modifiée en cours de mandat produit une facture que le client ne reconnaît pas.
5. Vérifiez les postes hors forfait : un module, une soumission, un dépassement.
6. Si l'écart est de votre fait, émettez une note de crédit et une nouvelle facture.
7. Si l'écart est du fait du client, répondez par écrit avec les pièces : lignes de temps, mandat signé, grille tarifaire en vigueur à la date.
8. Consignez la conclusion dans la fiche du client.

Comment vérifier que ça a marché : le solde du client doit correspondre exactement au montant convenu, au dollar près. Une explication qui laisse un écart résiduel n'est pas la bonne explication. Le client doit confirmer son accord par écrit dans le fil du dossier — pas par courriel, pour que la trace reste attachée.

9.3 Un quota est atteint#

1. Ouvrez l'écran d'utilisation et identifiez la ressource exacte. Le message d'erreur la nomme.
2. Choisissez entre trois voies :

1. Appliquez.
2. Prévenez l'équipe : pendant le blocage, des membres ont reçu des refus sans savoir pourquoi.

Comment vérifier que ça a marché : relancez l'action exacte qui avait été refusée. Elle doit aboutir. Un compteur qui redescend ne prouve pas que l'action passe : c'est l'action qui prouve.

Pour ne pas y revenir : réglez une alerte quand une ressource atteint 80 %. La mention « Bientôt plein » existe pour ça.

9.4 Un document a été partagé par erreur#

Traitez-le comme un incident de confidentialité, pas comme une erreur de manipulation.

Dans les minutes qui suivent#

1. Révoquez le partage. Le lien cesse immédiatement de fonctionner.
2. Notez : le document, le destinataire, l'heure d'envoi, l'heure de révocation.
3. Vérifiez si le document a été ouvert ou téléchargé avant la révocation. C'est cette information qui détermine la suite.

Dans l'heure#

1. Si le document n'a pas été ouvert : consignez l'incident et arrêtez-vous là.
2. Si le document a été ouvert ou téléchargé : la révocation ne suffit pas. Une copie existe.
   • Contactez le destinataire par écrit et demandez la suppression de la copie.
   • Conservez sa confirmation écrite.
   • Évaluez la nature des renseignements exposés : identification, financiers, fiscaux, ou renseignements personnels sensibles.

Dans les 24 heures#

1. Informez la personne concernée si des renseignements personnels ont été exposés. Ne différez pas cette décision : la différer transforme un incident en manquement.
2. Consignez l'incident au registre du cabinet : date, document, destinataire, nature des renseignements, mesures prises, personnes informées.
3. Ouvrez une demande de soutien plateforme si vous avez besoin d'une preuve de journalisation opposable.

Dans la semaine#

1. Corrigez la cause : un partage de dossier au lieu d'un document, une liste de diffusion mal réglée, un droit trop large.

Comment vérifier que ça a marché : le partage n'apparaît plus dans la liste des documents partagés, et le lien testé depuis une session non authentifiée est refusé. Testez-le vous-même : la disparition dans la liste ne prouve pas que le lien est mort.

9.5 Un membre ne voit pas ce qu'il devrait voir#

1. Vérifiez son contexte professionnel actif. Une section absente du contexte courant n'est pas une section refusée.
2. Vérifiez son rôle.
3. Vérifiez que le module correspondant est actif pour le cabinet.
4. Vérifiez qu'il est affecté au dossier concerné.
5. Demandez-lui de se déconnecter et de se reconnecter : les droits sont portés par la session.

Comment distinguer les trois causes, par le message affiché :

Comment vérifier que ça a marché : après correction et reconnexion, le membre doit ouvrir l'écran. Faites-le lui décrire : un écran ouvert mais vide n'est pas un écran accessible.

9.6 Un client demande la suppression de ses données#

1. Enregistrez la demande avec sa date. Le délai légal est de 30 jours.
2. Identifiez ce qui ne peut pas être supprimé : données fiscales (7 ans), papiers de travail d'audit (5 ans), facturation (7 ans), consentements (2 ans).
3. Supprimez ce qui peut l'être.
4. Répondez par écrit en distinguant clairement ce qui a été supprimé de ce qui est conservé, avec la base légale de la conservation.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez la fiche du client et vérifiez que les catégories supprimées sont effectivement vides. Une catégorie encore peuplée après confirmation de suppression doit être signalée immédiatement.

9.7 Vous soupçonnez un accès non autorisé#

1. Révoquez toutes les sessions du compte concerné.
2. Faites changer le mot de passe.
3. Révoquez les clefs d'accès créées par ce compte.
4. Relevez : dernières connexions, appareils, dossiers ouverts, documents téléchargés, partages créés.
5. Ouvrez une demande de soutien plateforme en qualifiant l'incident de sécurité — le journal d'audit de plateforme conserve les traces que votre portail n'affiche pas.
6. Si des données de clients ont été touchées, appliquez la procédure 9.4 pour chaque client concerné.

Comment vérifier que ça a marché : aucune session active ne subsiste sur le compte, l'ancien mot de passe est refusé, et vous disposez d'une liste écrite des accès de la période suspecte.

10. Conformité côté cabinet#

10.1 Recueillir et suivre les consentements clients#

1. Chaque client gère ses consentements depuis son propre portail, par catégorie : essentiels (verrouillés), préférences, analytiques, marketing.
2. Vous consultez l'état de consentement dans la fiche du client.
3. Un retrait de consentement s'applique immédiatement.

Ce que cela change pour vous. Un client qui a retiré son consentement marketing ne doit plus recevoir vos campagnes. Le portail applique la règle sur ses envois ; il ne l'applique pas sur vos courriels envoyés depuis votre messagerie personnelle.

Comment vérifier que ça a marché : avant toute campagne, filtrez votre liste sur le consentement marketing. Comparez le nombre de destinataires au nombre de consentements actifs. Si votre liste est plus longue, elle contient des personnes qui ont refusé.

10.2 Appliquer les durées de conservation#

Ce que vous devez écrire, une fois : la politique de conservation du cabinet pour les catégories qui ne sont pas fixées par la loi. Sans politique écrite, chaque membre décide, et personne ne décide pareil.

Comment vérifier que ça a marché : prenez un dossier clos il y a plus de la durée que vous avez fixée. Les documents qui devaient être purgés doivent l'être, et ceux à conservation obligatoire doivent être là. Les deux vérifications comptent : purger ce qu'on doit garder est aussi grave que garder ce qu'on doit purger.

10.3 Exporter les données d'un client#

1. Ouvrez la fiche du client.
2. Lancez l'export du dossier.
3. Choisissez le périmètre et le format.
4. Récupérez le fichier.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez le fichier produit. Vérifiez qu'il contient les documents attendus et qu'ils s'ouvrent. Un export qui se télécharge mais dont les fichiers ne s'ouvrent pas n'est pas un export — c'est une archive vide avec le bon nom.

10.4 Répondre à une demande d'accès d'un client#

1. Enregistrez la demande et sa date. Délai : 30 jours.
2. Vérifiez l'identité du demandeur.
3. Rassemblez les données par catégorie.
4. Transmettez par voie sécurisée.
5. Consignez la réponse et sa date.

Comment vérifier que ça a marché : le demandeur confirme la réception et l'ouverture du fichier. Une réponse envoyée n'est pas une réponse reçue.

10.5 Tenir votre registre de conformité#

Six colonnes suffisent, et elles doivent être tenues à jour en continu, pas reconstituées :

Comment vérifier que ça a marché : prenez trois entrées au hasard et retrouvez, pour chacune, la trace correspondante dans le portail. Un registre qui ne se recoupe pas avec le portail est un registre qui a été reconstitué de mémoire.

11. Foire aux questions#

1. Combien de sièges mon forfait inclut-il ? Solo 1, Cabinet Pro 5, Équipe 15, Entreprise illimité.

2. Combien de clients puis-je gérer ? Solo 25, Cabinet Pro 150, Équipe et Entreprise illimité.

3. Un client compte-t-il pour un siège ? Non. Un siège est un membre de votre équipe. Vos clients accèdent au portail Client avec leur propre compte, sans consommer vos sièges.

4. Un membre en congé consomme-t-il un siège ? Oui, tant que son compte est actif. Désactivez-le si le congé est long.

5. Puis-je partager un compte entre deux personnes pour économiser un siège ? Techniquement, rien ne l'empêche. Mais toute action journalisée porte le nom du compte : deux personnes sur un compte produisent un journal qui ne prouve rien, et une contestation de facture devient indéfendable.

6. Que se passe-t-il si j'atteins ma limite de sièges ? L'invitation est refusée avec le message « Limite de votre forfait atteinte ». Libérez un siège, ou changez de forfait.

7. Que se passe-t-il si j'atteins ma limite de clients ? Vous ne pouvez plus en ajouter. Les clients existants continuent de fonctionner sans aucune restriction.

8. Quand passer de Cabinet Pro à Équipe ? Quand vous dépassez 5 sièges ou 150 clients. Équipe est le premier palier à nombre de clients illimité.

9. Le changement de forfait est-il immédiat ? Oui, avec calcul au prorata de la période en cours pour un passage à un forfait supérieur.

10. J'ai changé de forfait mais les limites n'ont pas bougé. Ne recommencez pas l'opération. Ouvrez une demande de soutien en indiquant l'ancien forfait, le nouveau, et les limites lues sur l'écran d'utilisation.

11. Mes crédits d'intelligence artificielle non utilisés sont-ils reportés ? Les crédits du plan sont réinitialisés chaque mois : non reportés. Les crédits supplémentaires achetés sont reportés et n'expirent jamais.

12. Dans quel ordre les crédits sont-ils consommés ? D'abord ceux du plan, puis les supplémentaires.

13. Puis-je limiter la consommation de crédits d'un membre ? Vous pilotez par les politiques d'approbation et par le suivi de consommation. Un membre qui consomme dix fois la moyenne se forme plus utilement qu'il ne se bloque.

14. Puis-je changer la politique de mot de passe de mon cabinet ? Non. Elle est définie au niveau de la plateforme, en source unique. Vous pouvez la lire pour répondre à un questionnaire de sécurité client.

15. Un membre garde ses anciens droits après un changement de rôle. Les droits sont portés par la session. Demandez-lui de se déconnecter et de se reconnecter.

16. Comment savoir si un membre a réellement les bons droits ? Faites-lui décrire les sections de sa barre latérale, et faites-lui tenter un écran qu'il ne devrait pas voir. Le refus doit afficher « Accès refusé ».

17. Quelle différence entre « Accès refusé » et « Limite de votre forfait atteinte » ? Le premier est un manque de droits : c'est un rôle ou une affectation. Le second est un manque de forfait : c'est un module ou un plafond.

18. Un écran s'ouvre mais reste vide. Est-ce un refus ? Non. Un écran vide est un écran autorisé dont la requête a échoué. Un refus affiche un message. Ne confondez jamais les deux : ils ne se corrigent pas au même endroit.

19. Dois-je réaffecter les mandats quand je réaffecte un client ? Oui, séparément. Réaffecter un client ne réaffecte pas automatiquement ses mandats, tâches, demandes de documents, rendez-vous et dossiers de signature.

20. Que faire des approbations d'intelligence artificielle d'un membre qui part ? Réattribuez-les. Une file d'approbation dont le valideur n'existe plus n'échoue pas : elle attend indéfiniment, en silence.

21. Puis-je supprimer le compte d'un employé parti ? Désactivez-le, ne le supprimez pas. La suppression détruirait l'attribution de ses actions passées dans les journaux.

22. Une facture émise peut-elle être modifiée ? Non. Elle se compense par une note de crédit, suivie d'une nouvelle facture.

23. Un outil externe déclaré est-il privé à mon cabinet ? Non. Les outils déclarés par les cabinets sont supervisés côté plateforme dans un tableau distinct.

24. J'ai déclaré un outil externe sans lister d'agents. Que se passe-t-il ? Aucun appel n'est possible : l'écran affiche « Aucun agent — appels refusés ». Une liste vide refuse, elle n'autorise pas.

25. Comment vérifier que la liste blanche d'un outil fonctionne ? Faites un appel d'essai avec un agent autorisé — il doit réussir — puis avec un agent non autorisé — il doit être refusé. Si les deux réussissent, ne mettez pas l'outil en service.

26. Une clef d'accès peut-elle être réaffichée ? Non. Elle n'est affichée qu'une fois, à sa création. La seule voie est la régénération.

27. Faut-il révoquer ou régénérer une clef compromise ? Régénérer. La régénération remplace le secret sans casser l'intégration.

28. Un document partagé par erreur : la révocation suffit-elle ? Seulement si le document n'a pas été ouvert. S'il a été ouvert ou téléchargé, une copie existe : contactez le destinataire par écrit et conservez sa confirmation de suppression.

29. Combien de temps dois-je conserver les dossiers fiscaux d'un client ? Sept ans. Cinq ans pour les papiers de travail d'audit, sept ans pour la facturation, deux ans pour les consentements.

30. Un client demande la suppression de ses données fiscales. Puis-je l'accorder ? Non pendant la durée de conservation obligatoire. Répondez en distinguant ce qui a été supprimé de ce qui est conservé, avec la base légale.

31. Combien de temps ai-je pour répondre à une demande d'accès ? Trente jours.

32. Un compteur affiche un tiret. Est-ce zéro ? Non. Un tiret signifie non mesuré. Ne prenez aucune décision d'achat sur la foi d'un tiret.

33. L'abonnement affiche « Statut inconnu ». Ai-je perdu mon abonnement ? Non. C'est une lecture qui a échoué. Rechargez, et ne souscrivez surtout pas un second abonnement.

34. À qui m'adresser quand rien de tout cela ne répond ? Ouvrez une demande de soutien depuis le portail. Elle arrive avec le contexte de votre cabinet, ce qu'un courriel n'apporte pas.

Kaxentra — dossier de lancement. Document interne, version 1.0 du 17 août 2026. Marque publique : Kaxentra. Éditeur : i2t Digital. Les éléments marqués [HYPOTHÈSE] ne sont pas publiables en l'état. Les personas d'extension communautaire (E01–E08) décrivent des fonctionnalités non livrées.